实务丨如何通过电子邮件有效送达企业规章制度
固法观点
制定规章制度不仅要经过民主程序，还要向劳动者公示或告知才能产生法律效力。由于方便快捷和节约能耗，电子邮件成为一种常用的送达方式。但由于电子邮件本身易修改性和不确定性，发生劳动纠纷时，劳动者可能不承认收到邮件，或者即使承认收到邮件也不承认了解内容。所以电子邮件送达必须确保劳动者收到，并且阅读和了解了邮件内容。此外，要保证电子邮件送达的效力通常还需要固化留痕，反而增加了取证或诉讼成本。所以在使用电子邮件送达时最好结合其他送达方式一起使用，确保送达的有效性。
案例分析
案例1：在“陈某、乐斯福（明光）有限公司劳动纠纷案”中，陈某称公司提供的电子邮件送达手续不完善，不能证明已送达陈某。但一审法院认为，乐斯福（明光）公司就《员工手册》的相关内容征求过公司工会意见，即《员工手册》的制定程序合法；乐斯福（明光）公司提供的公示通知、电子邮件截图等证据证明：乐斯福（明光）公司就出台《员工手册》这一事项进行了公示并将《员工手册》送达员工，说明乐斯福（明光）公司就《员工手册》的相关内容对员工进行了告知。一审法院认可了电子邮件送达规章制度的效力。二审法院也认可斯福（明光）公司《员工手册》通过电子邮件送达规章制度的效力。
案例出处：（2020）皖11民终1908号
案例2：在“常州天合光能有限公司与陈某劳动合同纠纷”案中，二审法院认为，用人单位应当采取比较易于证明的方式来履行上述“公示或告知”的义务，如签收工作手册、针对劳动者个人的电子邮件送达或将规章制度快递予劳动者等方式。上诉人常州天合公司要求根据其与被上诉人陈某的电子邮件内容推定被上诉人陈某已经知悉《员工手册》的内容，但二审法院认为，双方电子邮件的内容没有明确的关于被上诉人陈某已经知悉《员工手册》的相关陈述，法院亦不宜根据双方当事人的电子邮件内容径行推定劳动者已经知悉相关规章制度的事实。
案例出处：（2017）粤03民终2091号
法理分析
规章制度经过民主程序通过以后，必须以适当的方式向员工公示或告知。公示的意思就是要使得单位内员工都知晓。只有知晓了规则才能去遵守，否则就不公平。关于如何公示、公示的形式，法律上无明文规定，在公示规章制度时应该注意保留公示的证据。实务中，规章制度的公示或者告知的方式呈现多样化。从证据效力、证据保留等防范法律风险的角度来看，尽量确保员工收到邮件，阅读并知悉邮件内容，提高劳动争议案件的胜诉率。
随着科技发展，电子邮件等送达方式具有运用上的快速、便捷、低能耗特性，用人单位通过OA办公系统、单位局域网、电子邮件等方式与劳动者进行信息沟通与交流已成常态。电子邮件同样能够起到与传统的纸质文件相同的外在送达形式的作用，包括：阅读、复制、保存等告知劳动者的实际作用。用人单位将规章制度通过电子邮件，以文本附件方式发给劳动者(最好加盖公章)，可以视为已向劳动者送达了规章制度的书面文件。
根据我国民事诉讼法第六十三条的规定，电子数据属于法定的证据种类之一，具有证据效力。但是，发送和接收都是通过网络瞬间完成，且私密性极强，发送主体无法直接看到接收方是否阅读，甚至很难确认对方是否成功接收。电子证据易被造假、删减、篡改等特点决定了法院在对其进行认定时，持有更严格的要求和更加谨慎的态度。如果条件允许，用人单位应尽量以书面纸质方式让劳动者签收规章制度，以避免生争议，保护双方的合法权益。
实操建议
1 用人单位公示或告知劳动者规章制度的方法包括但不限于：直接签收法、劳动合同约定法、学习培训法、组织考试法、入职登记告知法、内部传阅法、会议宣传法、电子邮件和微信等告知法、OA等办公系统告知法、通过网站或者宣传栏、公告栏等公示法、视频会议法、快递寄送法。可以几种方法结合使用，最可靠的还是员工签名确认收到并阅读的方法。
2 为避免员工对电子邮件送达规章制度不确认的情况，发了邮件还要跟进，最好发送邮件后坚持要求员工回复收到邮件，并确认阅读并知悉规章制度的内容并自愿遵守。
3 虽然采用电子邮件等电子方式送达规章制度比较便捷，但是，也有举证麻烦的问题，如果在员工人数不多的情况，建议还是采用纸质文件签字确认更可靠。
4 即便用人单位能够证明其电子邮箱已发送成功，但因该邮件是否能够成功到达对方电子邮箱还存在其他可能性。故仅以其电子邮箱已发送文件夹中显示邮件发送成功，尚不足以证明劳动者的电子邮箱收到了该邮件。所以，应当要求劳动者明确回复收到邮件。
5 当发生劳动纠纷，电子邮件送达证据作为关键证据时，最好进行公证。比起当事人一方提交的电子证据材料来讲，法院更容易认可经过公证的电子证据。
6 电子证据难以仅仅依靠该电子送达便认定案件事实，法院一般会要求举证方提交大量的辅助证据来提升证明力，形成完整的证据链条，所以建议使用多种送达方式。
